Как выглядит запись - зависит от вашего города. Везде по разному, в Кракове через телефон. Никогда не звонил, не знаю.
Дата вам нужна, если при старой должности - то 90-30 дней до конца текущего разрешения.
Если на новой должности - чем раньше чем лучше.